Un contrato pasa por tres estados: Pendiente mientras la compañía de energía no lo aprueba, Activo durante su vigencia y Vencido desde su fecha de terminación. Esta página reúne lo que ocurre en cada paso, los avisos que envía el sistema y cómo cancelar órdenes o extender el contrato. Los pasos detallados de crear y aprobar están en Crear contrato y Aprobar contrato.
1 – Solicitud y aprobación
- La empresa contratista crea la solicitud con el nombre del contrato, el correo del responsable en la compañía de energía y las fechas de inicio y terminación. El contrato aparece en su lista como Pendiente.
- El responsable de la compañía de energía recibe la solicitud en la campana de notificaciones de la web. Al abrirla ve el Detalle del contrato: nombre del contrato, nombre de la empresa, fecha de la solicitud, fecha de inicio y fecha de caducidad, con los botones «Aprobar» y «Rechazar»; ambos piden confirmación. Para aprobar necesita el permiso Administrar contratos o ser Gerente de cuentas.
- Al aprobar, el contrato pasa a Activo y el contratista recibe la notificación. Si se rechaza, la solicitud no prospera y el contratista debe crear una nueva.
2 – Después de aprobar
El contrato tiene las pestañas Lista, Ajustes, Colaboradores, Plan de Trabajo y Reporte. Cada lado hace lo suyo:
- La compañía de energía define en Ajustes la norma, los formularios, los requisitos de inspección completa y la vigencia de los certificados. El contratista los ve en solo lectura.
- El contratista agrega los colaboradores que harán las pruebas, carga el plan de trabajo y define las zonas.
- Desde ese momento, cada prueba que un colaborador del contrato sube desde la app queda asociada al contrato y visible para las dos empresas en Inspecciones y en el reporte.
3 – Cancelar órdenes del plan
En la pestaña Plan de Trabajo, cada orden pendiente o en progreso tiene la acción «Cancelar». La aplicación pide confirmación («Cancelar asignación: esta acción no se puede deshacer»), no pide motivo, y la orden pasa a Cancelada: deja de contar como pendiente, desaparece de «Mis órdenes» del técnico y se muestra aparte en los indicadores. Una orden cancelada no se puede reactivar; si hace falta, se carga de nuevo con el plan. Detalle en Seguimiento del plan y rutas.
4 – Avisos que envía el sistema
- Solicitud de contrato: campana de notificaciones de la compañía de energía, con Aprobar y Rechazar.
- Aprobación: notificación al contratista.
- Vencimiento del contrato: aviso 7 días antes de la fecha de terminación, por la campana y por correo, a los responsables de las cuentas del contrato.
- Licencias de complementos: aviso 7 días antes y el día del vencimiento (ver Administrador de licencias).
- Certificados de calibración de los AVM: no generan avisos; su estado se revisa en el bloque Parque de AVM del reporte.
Las notificaciones se consultan desde la campana («Ver todo»); cada una se puede descartar y hay opción de borrarlas todas.
5 – Vencimiento y extensión
Desde la fecha de terminación el contrato muestra la etiqueta «Vencido» con el aviso «Venció el … Las pruebas nuevas ya no se asocian al contrato: renuévelo o extienda su fecha de vencimiento». Las pruebas ya subidas se conservan y siguen consultándose; las nuevas que hagan los técnicos dejan de asociarse al contrato.
Para seguir trabajando, extienda la fecha: en la pestaña Ajustes del contrato cambie el campo Vencimiento y pique en «Actualizar» (requiere Administrar contratos). Conviene hacerlo antes de la fecha, en cuanto llegue el aviso de los 7 días.
6 – Salida de colaboradores
Un colaborador que deja el contrato se retira desde la pestaña Colaboradores y queda inactivo en ese contrato; sus órdenes pendientes se reparten con «Redistribuir» en el plan de trabajo. Si deja la empresa, además se termina su colaboración desde el módulo Colaboradores de la cuenta.